Règlement

ARTICLE 1 :

L’association WEXCOM dont le siège social est sis 11, rue Maguelone 34000 MONTPELLIER, organise un concours national « Les Trophées de la Communication® », Marque déposée à l’INPI. Ce concours est destiné à récompenser les meilleurs outils de communication, les meilleurs acteurs de la communication ou les meilleures actions de communication de l’année en cours et du 2^ème semestre de l’année N-1 sauf dérogation spéciale du bureau de WEXCOM

ARTICLE 2 :

Ce concours national s’adresse à toute personne morale. L’organisateur peut informer des organismes publics ou structures privées par tous moyens à sa convenance de leur sélection pour les Trophées de la Communication. Ceux-ci sont en tout état de cause, libres d’y participer ou non. Les participants peuvent s’inscrire également de leur propre chef, en téléchargeant un bulletin d’inscription sur le site internet des Trophées de la Communication ou en en demandant un par courrier. Le fait pour une structure de s’inscrire aux Trophées de la Communication, lui confère le statut d’adhérent de l’association Wexcom pour l’année civile en cours et seulement pour l’année civile en cours. En sa qualité d’adhérent, il devra acquitter une cotisation annuelle pour sa structure ou pour chacune des structures qu’il inscrit et pour lequel il déclare avoir mandat.

ARTICLE 3 :

32 trophées seront décernés chaque année pour chacune des 32 catégories existantes.

Les 32 catégories sont :

01- Meilleur site Internet des professionnels (Associations, Auto-entrepreneurs, T.P.E, artisans-commerçants, professions libérales… Entreprises de moins de 5 salariés)

02- Meilleur site Internet des entreprises de 5 à 9 salariés)

03- Meilleur site Internet des entreprises de 10 à 49 salariés

04- Meilleur site Internet des entreprises de 50 à 250 salariés

05- Meilleur site Internet des entreprises de plus de 250 salariés

06- Meilleur site internet de e-commerce

07- Meilleur site Internet d’enseignement et de formation professionnelle

08- Meilleur site Internet d’offices de tourisme

09- Meilleur site Internet d’administration (administration locale, départementale, territoriale, régionale, nationale)

10- Meilleur site Internet des mairies de moins de 5.000 habitants

11- Meilleur site Internet des mairies de 5.000 à 20.000 habitants

12- Meilleur site Internet des mairies de plus de 20.000 habitants

13- Meilleure application smartphone/tablette

14- Meilleure réalisation audiovisuelle (photo, audio, vidéo)

15- Meilleure réalisation d’édition réalisée par un organisme privé (plaquette d’entreprise, catalogue, rapport d’activité, guide…)

16- Meilleure réalisation d’édition réalisée par un organisme public (plaquette institutionnelle, rapport d’activité, bulletin d’information, guide…)

17- Meilleur bulletin municipal des mairies de moins de 10.000 habitants

18- Meilleur bulletin municipal des mairies de plus de 10.000 habitants

19- Meilleur magazine d’information réalisé par un organisme privé

20- Meilleur magazine d’information réalisé par un organisme public

21- Meilleure campagne de publicité réalisée par un organisme privé

22- Meilleure campagne de publicité réalisée par un organisme public

23- Meilleure action de communication responsable / environnementale

24- Meilleure action de communication événementielle réalisée par un organisme privé

25- Meilleure action de communication événementielle réalisée par un organisme public

26- Meilleure campagne de relations presse

27- Meilleure identité visuelle (logotype, charte graphique…)

28- Meilleure action de communication interne

29- Meilleure action de communication sur les médias sociaux

30- Meilleure action de communication sur un thème précis réalisée par un organisme privé

31- Meilleure action de communication sur un thème précis réalisée par un organisme public

32- Prix spécial du jury pour la qualité de sa communication globale

ARTICLE 4 :

Le concours est ouvert librement à toutes les structures francophones, privées et publiques, adhérentes de WEXCOM. L’association s’est dotée en outre depuis plusieurs années d’un comité de sélection dont le but est de repérer les communicants et les travaux de communication de qualité. Le nombre des participants sélectionnés par le comité de sélection dans chaque catégorie n’est pas limitatif. Le concours est ouvert sans sélection préalable particulière à tous les anciens adhérents de Wexcom, ceux–ci étant réputés produire déjà du travail de qualité.

ARTICLE 5 :

Les 32 premiers prix se verront remettre un Trophée réalisé par un artiste ou un graphiste. Certains lauréats peuvent être primés (nature ou lots) par des partenaires selon leurs catégories. Les 32 lauréats recevront ce trophée lors de la remise officielle des prix dont la date, le lieu et l’heure seront communiqués à l’avance par e-mail à l’adresse contact figurant sur leur bulletin d’inscription. Cette soirée de gala à lieu chaque année, dans une ville différente et en principe le dernier vendredi du mois de novembre. Aucune présence n’est obligatoire à la soirée de gala. En cas d’absence, à cette remise des prix, les lauréats auront la possibilité de se faire adresser leur trophée sur simple demande, toutefois des frais d’emballage et d’envoi forfaitaires seront à leur charge.

Les lots et primes éventuels ne seront remis au lauréat qu’en la présence d’un récipiendaire dûment mandaté, le soir de la remise des Trophées.

L’organisateur se réserve le droit d’ajouter une ou plusieurs catégories s’il le souhaite.

L’organisateur se réserve le droit de supprimer une ou plusieurs catégories s’il le souhaite ou pour raison de force majeure (faute de participants…)

ARTICLE 6 :

Les personnes morales désireuses de participer peuvent se procurer le bulletin d’inscription : sur Internet (en libre téléchargement), par courrier en adressant une demande au siège social de l’association, ou par mail à l’adresse électronique de l’association.

ARTICLE 7 :

Le bulletin d’inscription devra être adressé dûment rempli au plus tard le deuxième Lundi du mois d’Octobre avant minuit, le cachet de la poste faisant foi. Le dossier de participation éventuel contenant les clés USB, les documents imprimés, objets… devront être adressés dûment remplis au plus tard le deuxième Lundi du mois d’Octobre avant minuit, le cachet de la poste faisant foi. Sous certaines conditions, un court délai supplémentaire peut-être accepté. Ce délai devra être obligatoirement validé par écrit par un membre du bureau de l’association WEXCOM.

Le résultat de la délibération des jurys déterminant le rang des lauréats pour chaque catégorie sera rendu au bureau de l’association au plus tard le 1er lundi du mois de novembre. Les lauréats seront informés par mail le 1er mercredi du mois de novembre à l’adresse contact figurant sur leur bulletin d’inscription. Le classement précis ne sera pas divulgué aux lauréats avant la cérémonie de remise des trophées.

ARTICLE 8 :

Comité de sélection – Jury – Toutes personnes, étudiants en communication, professionnels des métiers de la communication, décideurs, élus peuvent présenter leur candidature auprès de l’association WEXCOM pour participer au comité de sélection et membre du jury. Si sa candidature est retenue, le futur membre du jury en sera avisé personnellement.

Il ne pourra en aucun cas participer au jury d’une catégorie pour laquelle il concourt par ailleurs.

Il recevra le nom des divers sites à visiter et/ou les documents à observer et disposera d’un délai de 10 à 15 jours pour donner son avis et rendre son évaluation.

Si à la date échue, un des membres du jury n’a pas retourné ses avis sur les catégories à juger, son avis ne sera pas pris en compte.

Le nom des membres du comité de sélection ou des membres du jury n’est jamais communiqué par souci de confidentialité, et afin qu’aucune incitation ou pression d’aucune sorte ne puisse être exercée sur un membre. L’association s’engage auprès de chaque membre du Jury de ne jamais révéler leurs coordonnées ni le détail de leur évaluation.

Les membres du comité de sélection et les membres du jury s’engagent à ne pas communiquer avec les participants de manière directe ou indirecte. Les décisions du Jury sont souveraines pour proclamer les résultats, et ne sauraient ouvrir lieu à contestations ou à débats, Le bureau de l’association est chargé de veiller au bon déroulement des opérations et trancher en dernier ressort tout litige au sein du jury.

ARTICLE 9 :

Le classement n’est effectué officiellement que jusqu’à la cinquième place de chaque catégorie. Au-delà de la cinquième place, les participants ne sont pas classés officiellement. Ce classement « officieux « peut servir entre autre en cas de déclassement d’une structure. (cf : article 16) L’objectif des TROPHEES DE LA COMMUNICATION étant la promotion des acteurs de la communication, Le bureau des trophées de la communication s’engage à ne pas communiquer les coordonnées des participants non-lauréats.

Dans la semaine suivant la remise officielle des TROPHEES DE LA COMMUNICATION®, les lauréats figureront sur notre site internet à la rubrique «LAUREATS»

ARTICLE 10 :

Les dossiers seront évalués selon différents critères qualitatifs. Le jury se penchera selon les catégories entre autres sur :

La stratégie, l’accessibilité, la convivialité et la pertinence des moyens de communication, la qualité, les outils, l’originalité, la technique, le graphisme, la navigation (pour les sites Internet), l’ergonomie (pour les sites Internet), le référencement (pour les sites Internet), la qualité des services, …/…

ARTICLE 11 :

Les lauréats et leurs agences autorisent un suivi de leur dossier et l’utilisation de leurs images et de celles des structures qu’ils représentent par tous moyens de communication à la convenance de l’organisateur. Tout participant reconnaît être informé du fait que les informations nominatives recueillies sont nécessaires à sa participation et qu’il bénéficie d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données le concernant qu’il peut exercer sur simple demande écrite auprès de l’association organisatrice. Aucun document adressé à l’association WEXCOM et aux membres du JURY ne sera restitué. Tous les documents pourront être détruits après les délibérations. Les participants aux Trophées de la Communication acceptent la diffusion de leurs coordonnées aux partenaires éventuels des Trophées de la Communication.

ARTICLE 12 :

Les participants devront s’acquitter d’une cotisation annuelle fixée par l’assemblée générale. Pour information, cette cotisation annuelle de base en 2018 est de 229 euros. (Pour information cette cotisation de base a augmenté en moyenne depuis la création de l’association de 7 euros par an.) La participation aux trophées pour une année n’implique en aucun cas l’obligation de s’inscrire pour les années suivantes. L’adhésion à l’association WEXCOM pour une année n’implique en aucun cas l’adhésion pour l’année suivante. Les participants pourront également participer à d’autres catégories pour une cotisation annuelle supérieure de 129 euros par travail supplémentaire présenté ou par catégorie supplémentaire présentée. Toutefois la cotisation annuelle correspondant à des travaux supplémentaires est fixée par l’assemblée générale et ré ajustable chaque année. Les membres du jury sont composés majoritairement d’adhérents ou d’anciens adhérents de l’association WEXCOM et ne jugent en aucun cas des catégories auxquelles ils peuvent amenés à participer par ailleurs, et ce pour des raisons évidentes d’équité et de transparence.

Concernant les agences de communication, pour chaque client il vous sera demandé un bulletin d’inscription, soit 229 euros (comprenant 1 catégorie) et 129 euros par travail supplémentaire présenté ou par catégorie supplémentaire présentée pour ce client.

ARTICLE 13 :

Une copie écrite du règlement est adressée à toute personne qui en fait la demande auprès de : Association WEXCOM « Les Trophées de la Communication » 11, rue Maguelone 34000 MONTPELLIER, en joignant une enveloppe timbrée dûment affranchie pour la réponse.

Le règlement peut également être consulté sur Internet : sur le site des Trophées de la Communication : www.trophees-communication.com dans l’onglet « règlement »

ARTICLE 14 :

Le simple fait de participer à ce concours vaut commande ferme et implique l’acceptation pure et simple du présent règlement.

ARTICLE 15 :

En cas de nécessité, l’organisateur se réserve le droit de modifier le présent règlement ou d’écourter ou de prolonger ou annuler le présent concours si les circonstances l’exigent et notamment en cas de force majeure. L’organisateur se réserve le droit de reporter ou d’annuler purement et simplement la soirée de remise des trophées en cas de force majeure externes (conflits sociaux importants, grèves, conditions météorologiques exceptionnelles, absence de l’artiste etc.) ou internes (maladie grave ou décès d’un personnel de l’association ou d’un membre du bureau, accident) Toute modification du présent règlement fera l’objet d’une annonce et sera déposée en l’Etude de la SCP Francis PONCE – Philippe CAZENAVE, huissiers de justice associés- 6, rue du Clos René 34000 MONTPELLIER

ARTICLE 16 :

Par ailleurs, passée le 31 octobre, si l’association organisatrice n’a pas été payée par le participant de sa cotisation annuelle, l’organisateur se réserve le droit à tout moment de déclasser le participant.

Ce déclassement vaut même après la remise des Trophées. Il n’en sera pas moins redevable du montant de son adhésion auprès de l’association. Si un adhérent ne paye pas sa cotisation annuelle ou sa réservation à la soirée de gala pour la remise des trophées, après deux rappels dont un par lettre recommandée avec AR ou nous informe par écrit ne pas souhaiter honorer ses engagements sans raison valable pour le bureau de l’association, l’association WEXCOM, dont le recouvrement n’est pas la vocation, transmettra à regret le dossier à un cabinet de recouvrement ou à un huissier de justice. Chaque participant reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement l’accepter et s’y soumettre sans contestation possible.