Règlement

ARTICLE 1 :

La société POPCOM EVENT (dont le siège social est sis 980 avenue Jean Mermoz 34000 Montpellier), en collaboration avec le Comité des Trophées de la Communication (association de loi 1901 dont le siège social est sis 1095 rue Henri Becquerel 34000 Montpellier), organise un concours national « Les Trophées de la Communication® », Marque déposée à l’INPI. Ce concours est destiné à récompenser les meilleurs outils de communication, les meilleurs acteurs de la communication ou les meilleures actions de communication de l’année en cours et du 2ème semestre de l’année N-1 sauf dérogation spéciale de l’organisateur.

ARTICLE 2 :

Ce concours national s’adresse à toute personne morale. L’organisateur peut informer des organismes publics ou structures privées par tous moyens à sa convenance de leur sélection pour les Trophées de la Communication. Ceux-ci sont en tout état de cause, libres d’y participer ou non. Les participants peuvent s’inscrire également de leur propre chef, en téléchargeant un bulletin d’inscription sur le site internet des Trophées de la Communication. Le fait pour une structure de s’inscrire aux Trophées de la Communication, lui confère le statut de participant pour l’année civile en cours et seulement pour l’année civile en cours. En sa qualité de participant, il devra s’acquitter d’une inscription pour sa structure ou pour chacune des structures qu’il inscrit et pour lequel il déclare avoir mandat.

ARTICLE 3 :

32 trophées seront décernés chaque année pour chacune des 32 catégories existantes.

Les 32 catégories sont :

01- Meilleur site Internet des professionnels (associations, freelance, auto-entrepreneurs, T.P.E, artisans-commerçants, professions libérales… Entreprises de moins de 5 salariés)
02- Meilleur site Internet des entreprises de 5 à 9 salariés
03- Meilleur site Internet des entreprises de 10 à 100 salariés
04- Meilleur site Internet des entreprises de plus de 100 salariés
05- Meilleur site internet de e-commerce
06- Meilleur site Internet de tourisme
07- Meilleur site Internet d’administration (administration locale, départementale, régionale, nationale, enseignement ou autre organisme public)
08- Meilleur site Internet des mairies de moins de 10.000 habitants
09- Meilleur site Internet des mairies de plus de 10.000 habitants
10- Meilleure action de communication sonore (audio, podcast, identité sonore, voix-off, jingle)
11- Meilleure action de communication créative / innovante / virale
12- Meilleure application ou expérience digitale
13- Meilleure réalisation audiovisuelle réalisée par un organisme privé
14- Meilleure réalisation audiovisuelle réalisée par un organisme public
15- Meilleure réalisation d’édition réalisée par un organisme privé (plaquette d’entreprise, catalogue, rapport d’activité, guide…)
16- Meilleure réalisation d’édition réalisée par un organisme public (plaquette institutionnelle, rapport d’activité, bulletin d’information, guide…)
17- Meilleur bulletin municipal des mairies de moins de 10.000 habitants
18- Meilleur bulletin municipal des mairies de plus de 10.000 habitants
19- Meilleur magazine d’information réalisé par un organisme privé
20- Meilleur magazine d’information réalisé par un organisme public
21- Meilleure campagne de publicité réalisée par un organisme privé
22- Meilleure campagne de publicité réalisée par un organisme public
23- Meilleure action de communication responsable / sociétale /environnementale
24- Meilleure action de communication événementielle réalisée par un organisme privé
25- Meilleure action de communication événementielle réalisée par un organisme public
26- Meilleure campagne de relations presse / influence / encart publicitaire
27- Meilleure identité visuelle (logotype, charte graphique, identité de marque, packaging, branding…)
28- Meilleure action de communication interne
29- Meilleure action de communication sur les médias sociaux
30- Meilleure action de communication sur un thème précis réalisée par un organisme privé
31- Meilleure action de communication sur un thème précis réalisée par un organisme public
32- Meilleure communication globale

ARTICLE 4 :

Le concours est ouvert librement à toutes les structures francophones, privées et publiques à jour de leurs frais d’inscription auprès de la société POPCOM EVENT. Le concours est également organisé à l’aide d’un comité de sélection dont le but est de repérer les communicants et les travaux de communication de qualité. Le nombre des participants sélectionnés par le comité de sélection dans chaque catégorie n’est pas limitatif. Le concours est ouvert sans sélection préalable particulière à tous les anciens participants, ceux–ci étant réputés produire déjà du travail de qualité.

ARTICLE 5 :

Les 32 premiers prix se verront remettre un Trophée réalisé par un artiste ou un graphiste. Certains lauréats peuvent être primés (nature ou lots) par des partenaires selon leurs catégories. Les 32 lauréats recevront ce trophée lors de la remise officielle des prix dont la date, le lieu et l’heure seront communiqués à l’avance par e-mail à l’adresse contact figurant sur leur bulletin d’inscription. Cette soirée de gala a lieu chaque année, dans une ville différente et en principe le dernier vendredi du mois de novembre. Aucune présence n’est obligatoire à la soirée de gala. En cas d’absence, à cette remise des prix, les lauréats auront la possibilité de se faire adresser leur trophée sur simple demande, toutefois des frais d’emballage et d’envoi forfaitaires peuvent être à leur charge.
Les lots et primes éventuels ne seront remis au lauréat qu’en la présence d’un récipiendaire dûment mandaté, le soir de la remise des Trophées.
L’organisateur se réserve le droit d’ajouter une ou plusieurs catégories s’il le souhaite.
L’organisateur se réserve le droit de supprimer une ou plusieurs catégories s’il le souhaite ou pour raison de force majeure (faute de participants…)

ARTICLE 6 :

Les personnes morales désireuses de participer peuvent se procurer le dossier d’inscription : sur Internet (en libre téléchargement) ou par demande via email.

ARTICLE 7 :

Le dossier d’inscription devra être adressé dûment rempli au plus tard le deuxième Lundi du mois d’Octobre avant minuit, le cachet de la poste faisant foi. Le dossier de participation éventuel contenant les clés USB, les documents imprimés, objets… devront être adressés dûment remplis au plus tard le deuxième Lundi du mois d’Octobre avant minuit, le cachet de la poste faisant foi. Sous certaines conditions, un court délai supplémentaire peut-être accepté. Ce délai devra être obligatoirement validé par écrit par l’organisateur du concours.

Le résultat de la délibération des jurys déterminant le rang des lauréats pour chaque catégorie sera rendu par le comité des Trophées de la communication au plus tard le 1er lundi du mois de novembre. Les lauréats seront informés par mail le 1er mercredi du mois de novembre à l’adresse contact figurant sur leur bulletin d’inscription. Le classement précis ne sera pas divulgué aux lauréats avant la cérémonie de remise des trophées.

ARTICLE 8 :

Comité de sélection – Jury – Toutes personnes, étudiants en communication, professionnels des métiers de la communication, décideurs, élus peuvent présenter leur candidature auprès de l’association « Le comité des Trophées de la Communication » pour participer au comité de sélection et/ou aux jurys. Si sa candidature est retenue, le futur membre du jury en sera avisé personnellement.

Il ne pourra en aucun cas participer au jury d’une catégorie pour laquelle il concourt par ailleurs.

Il recevra le nom des divers sites à visiter et/ou les documents à observer et disposera d’un délai de 10 à 15 jours pour donner son avis et rendre son évaluation.

Si à la date échue, un des membres du jury n’a pas retourné ses avis sur les catégories à juger, son avis ne sera pas pris en compte.

Le nom des membres du comité de sélection ou des membres du jury n’est jamais communiqué par souci de confidentialité, et afin qu’aucune incitation ou pression d’aucune sorte ne puisse être exercée sur un membre. L’association s’engage auprès de chaque membre du Jury de ne jamais révéler leurs coordonnées ni le détail de leur évaluation.

Les membres du comité de sélection et les membres du jury s’engagent à ne pas communiquer avec les participants de manière directe ou indirecte. Les décisions du Jury sont souveraines pour proclamer les résultats, et ne sauraient ouvrir lieu à contestations ou à débats, Le bureau de l’association est chargé de veiller au bon déroulement des opérations et trancher en dernier ressort tout litige au sein du jury.

ARTICLE 9 :

Le classement n’est effectué officiellement que jusqu’à la cinquième place de chaque catégorie. Au-delà de la cinquième place, les participants ne sont pas classés officiellement. Ce classement « officieux » peut servir entre autre en cas de déclassement d’une structure. (cf : article 16) L’objectif des TROPHEES DE LA COMMUNICATION étant la promotion des acteurs de la communication, Les trophées de la communication s’engagent à ne pas communiquer les coordonnées des participants non-lauréats.

Dans la semaine suivant la remise officielle des TROPHEES DE LA COMMUNICATION®, les lauréats figureront sur notre site internet à la rubrique «LAUREATS»

ARTICLE 10 :

Les dossiers seront évalués selon différents critères qualitatifs. Le jury se penchera selon les catégories entre autres sur :

La stratégie, l’accessibilité, la convivialité et la pertinence des moyens de communication, la qualité, les outils, l’originalité, la créativité, la technique, le graphisme, la navigation (pour les sites Internet), l’ergonomie (pour les sites Internet), le référencement (pour les sites Internet), la qualité des services, …/…

ARTICLE 11 :

Les lauréats et leurs agences autorisent un suivi de leur dossier et l’utilisation de leurs images et de celles des structures qu’ils représentent par tous moyens de communication à la convenance de l’organisateur. Tout participant reconnaît être informé du fait que les informations nominatives recueillies sont nécessaires à sa participation et qu’il bénéficie d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données le concernant qu’il peut exercer sur simple demande écrite auprès de la strucutre organisatrice. Aucun document adressé ne sera restitué. Tous les documents pourront être détruits après les délibérations. Les participants aux Trophées de la Communication acceptent la diffusion de leurs coordonnées aux partenaires éventuels des Trophées de la Communication.

ARTICLE 12 :

Les participants devront s’acquitter des frais d’inscription annuel. Ces frais d’inscription s’élèvent en 2023 à 229 euros Hors Taxes par projet présenté. La participation aux trophées pour une année n’implique en aucun cas l’obligation de s’inscrire pour les années suivantes. Les membres du jury sont composés majoritairement d’anciens participants aux Trophées de la Communication et ne jugent en aucun cas des catégories auxquelles ils peuvent amenés à participer par ailleurs, et ce pour des raisons évidentes d’équité et de transparence.

ARTICLE 13 :

Une copie écrite du règlement est adressée à toute personne qui en fait la demande auprès de : POPCOM EVENT « Les Trophées de la Communication » 980, av Jean Mermoz 34000 MONTPELLIER, en joignant une enveloppe timbrée dûment affranchie pour la réponse.

Le règlement peut également être consulté sur Internet : sur le site des Trophées de la Communication : www.trophees-communication.com dans l’onglet « règlement »

ARTICLE 14 :

Le simple fait de participer à ce concours vaut commande ferme et implique l’acceptation pure et simple du présent règlement.

ARTICLE 15 :

En cas de nécessité, l’organisateur se réserve le droit de modifier le présent règlement ou d’écourter ou de prolonger ou annuler le présent concours si les circonstances l’exigent et notamment en cas de force majeure. L’organisateur se réserve le droit de reporter ou d’annuler purement et simplement la soirée de remise des trophées en cas de force majeure externes (conflits sociaux importants, grèves, conditions météorologiques exceptionnelles, absence de l’artiste etc.) ou internes (maladie grave ou décès d’un personnel de l’organisation, accident) Toute modification du présent règlement fera l’objet d’une mise à jour de la page web correspondante sur le site des Trophées de la Communication (www.trophees-communication.com/reglement)

ARTICLE 16 :

Par ailleurs, passée le 31 octobre, si la structure organisatrice n’a pas été payée par le participant de ses frais d’inscription, l’organisateur se réserve le droit à tout moment de déclasser le participant.

Ce déclassement vaut même après la remise des Trophées. Il n’en sera pas moins redevable du montant de son adhésion auprès de l’association. Si un adhérent ne paye pas ses frais d’inscription ou sa réservation à la soirée de gala pour la remise des trophées, après deux rappels dont un par lettre recommandée avec AR ou nous informe par écrit ne pas souhaiter honorer ses engagements sans raison valable, l’organisateur, dont le recouvrement n’est pas la vocation, transmettra à regret le dossier à un cabinet de recouvrement ou à un huissier de justice. Chaque participant reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement l’accepter et s’y soumettre sans contestation possible.